Timemanagement: 7 princípov osobnej efektivity a produktivity, ktoré vám pomôžu v práci či osobnom raste

Každý z nás má nejaké novoročné predsavzatia, ciele, plány či vízie. Na to, aby sa však stali skutočnosťou potrebujeme byť zameraní 365 dní v roku. A to si vyžaduje fakt dobrý timemanagement. Poďme sa pozrieť na to, ako si „manažovať svoj čas“ tak, aby sme dosiahli veci, ktoré sme si začiatkom roku naplánovali.

V predchádzajúcom blogu som písal o tom, ako nájsť svoju víziu, vybrať si hodnoty, ktoré sú v našom živote dôležité a vytvoriť si tzv. osobný akčný plán rozvoja. Dnes sa pozrieme na to, ako využiť každý jeden deň naplno a priblížiť sa tak k svojim snom.

Zlá a dobrá správa

Zlou správou hneď na úvod je fakt, že čas manažovať nevieme. Každý z nás má k dispozícii rovnaký počet hodín a nikto nevie časom nijako ohýbať. Dobrou správou však je, že dokážeme manažovať samých seba.

Pomôcť nám v tom môže nasledujúcich 7 praktických princípov timemanagementu. Prejdite si ich. Niektoré z nich možno budete poznať, niektoré si pripomeniete a iné budú pre vás zaujímavým obohatením:

1. Majte svoj cieľ na očiach

Viacerí z nás si nosia svoje plány a sny v hlave. Niektorí sa boja, že by o ne prišli, ak by ich niekomu povedali, iní majú pocit, že si ich nikde nemusia písať, pretože si ich jednoducho pamätajú.

Vytýčiť si vo svojom živote cieľ a niekde si ho napísať (do mobilu, na nástenku, do diáru) však nie je vôbec na škodu. Práve naopak. Vytýčený cieľ nám pomáha predstaviť si to, čo chceme v nasledujúcom období urobiť a zároveň nás motivuje dosiahnuť to. Ak náš mozog vidí cieľ neustále pred sebou, vďaka mentálnej simulácii si ľahšie vytvorí vizuálnu predstavu o tom, ako ho dosiahnuť a aké kroky bude potrebné spraviť na ceste k nemu.

2. Plánujte

Jedným zo základných princípov osobnej produktivity a efektivity je pravidelne plánovať. Nie sme schopní zvládnuť celoročný maratón, každý z nás však dokáže zabehnúť viac krátkych a menej náročných pretekov.týždenný-plán-doller-timemanagement

Aj preto už niekoľko rokov fungujem na  mesačnom a týždennom plánovaní. Vysvetlím. Je Nový rok a ja si začínam plánovať mesiac január. Pred tým, než tak urobím si prečítam svoje osobné poslanie, svoju víziu a ciele, ktoré chcem tento rok dosiahnuť.

Potom sa pýtam samého seba, čo musím spraviť v mesiaci január preto, aby som do konca roka dokázal splniť svoj celoročný cieľ napr. napísať knihu? Odpoveď je: dať do kopy osnovu knihy a napísať prvú kapitolu. Teraz je môj cieľ na mesiac január jasný.

Podobne postupujem aj pri týždennom plánovaní. Ak musím za mesiac napísať jednu celú kapitolu, za týždeň by som mal zvládnuť aspoň 5 strán. A to je predsa hračka. Ešte jedna rada: Ak sa chystáte naplánovať si svoj týždeň, vyhnite sa potrebe zaplniť každé políčko vo svojom diári. Neplánujte si viac ako 80% času, ktorý máte k dispozícii. Vyhnete sa tak preťaženiu a vyhoreniu.

3. Denné priority

Najväčší problém pre mňa a asi ani pre vás, nie je naplánovať si mesiac či týždeň, ale zvládnuť konkrétny deň plný stretnutí, úloh a deadlinov. Každý z nás už zažil pocit, kedy zavalený prácou. Ako však z toho von? Riešením sú denné priority.

Priority dňa

Spomedzi všetkých úloh si vyberte 2, maximálne 3 najdôležitejšie úlohy, ktoré v daný deň musíte spraviť. Ako však prísť na to, ktoré to sú? Položte si otázku: „Ktoré z týchto úloh – keby som spravil dnes – by mi priniesli najvýraznejší výsledok?“ Dané dve alebo tri kľúčové úlohy si zvýraznite vo svojom diári pre každý deň a stanovte si čas, kedy sa im budete venovať.

Zo svojej skúsenosti odporúčať, začať nimi hneď ráno. Do desiatej tak máte z krku to najdôležitejšie a môžete sa tak venovať bežnej exekutívne dňa.

4. Neočakávané úlohy

Ako by som tu niekde počul námietku: „Všetko, čo tu píšeš je pekné, čo mám však robiť, ak mi počas dňa pribudne ďalšia kopa úloh, o ktorých som na začiatku týždňa nevedel?“ Pochopiteľne, nie ste sami, komu sa to stáva.

Preto vždy, keď sa vám takéto úlohy nakopia, vytrieďte si ich podľa nasledovného kľúča. Písmenom A označte úlohy, ktoré sú akútne (naliehavé). Teda tie, ktorú musíte spraviť okamžite, aj keď nie sú dôležité. Písmenom B označte úlohy, ktoré sú dôležité, ale nemusíte ich spraviť hneď. Písmenom C vyznačte úlohy, ktoré sú zbytočné, nepodstatné a nepotrebné. A písmenom D označte úlohy, ktoré dokáže okrem vás spraviť aj niekto iný (váš kolega, kamarát či súrodenec).

Ako prvé vyhoďte s čistým svedomím zo svojho zoznamu Céčkové úlohy a už im nevenujte pozornosť. Následne delegujte Déčkové úlohy svojim kolegom (ak ich dokážu spraviť aspoň na 70 či 80% tak dobre ako vy). A teraz si zapíšte do svojho diára Áčkové a Béčkové úlohy. Pričom platí princíp, že vo vašom diári by mali mať prevahu Béčkové úlohy, teda tie ktoré sú dôležité a posúvajú vás bližšie k vašim cieľom a naopak, tých naliehavých Áčkových by malo byť vďaka vášmu efektívnemu plánovaniu čo najmenej.

5. Vyhodnocujte

Často hovorievam, že nikto nezrealizoval toľko úloh, čo som si ja sám naplánoval. Možno to máte podobné aj vy. Preto je dôležité vyhradiť si každý večer aspoň 10 minút na to, aby ste si zhodnotili uplynulý deň.vyhodnocovanie

Ja to robím tak, že si odfajkem splnené úlohy (pocit zadosťučinenia) a tie ktoré som nestihol vytriedim podľa kľúča A-B-C-D. Potom sa snažím nájsť dva zlaté nugáty dňa. Teda 2 veci za ktoré som dnešný deň nesmierne vďačný (niečo, čo sa mi podarilo, čo ma prekvapilo alebo niečo, nad čím môžem žasnúť). Na záver si prebehnem nasledujúci deň, aby som hneď ráno vedel, na ktoré 2 či 3 najdôležitejšie úlohy musím zamerať svoju pozornosť.

Podobne si zhodnotím vždy aj uplynulý mesiac. S tým rozdielom, že si vypíšem splnené a nesplnené mesačné ciele, pozitíva daného mesiaca, pričom negatíva nevypisujem, ale formulujem ich do podoby toho, čo chcem budúci mesiac „zmeniť“, aby ma motivovali.

6. Budujte si návyky

Ušetríte tak svojmu telu kopec energie. Návyky sú totižto pravidelné činnosti, o ktoré sa počas dňa opierame. Či už je to ranné vstávanie, umývanie zubov, cvičenie, meditovanie, dodržiavanie zdravého stravovania alebo zdokonaľovanie sa v hre na gitare.

Vďaka návykom môžeme vo svojom živote vytvoriť malé zmeny, ktoré časom prerastú do veľkých výsledkov a prinesú nám pocit spokojnosti. Pri osvojovaní návyku je potrebné postupovať podľa týchto 3 krokov.

Po prvé: každý návyk má svoj spúšťač, ktorý vám signalizuje, kedy je správny čas konať. Napríklad, ak chcete pravidelne cvičiť, vašim spúšťačom, ktorý vám dá na vedomie, že je ten správny čas, bude ranné umývanie zubov. Po druhé: Návyk sa buduje minimálne 21 dní. Bude najlepšie, ak si konkrétnu činnosť počas tohto obdobia naplánujete v rovnaký čas, aby si na to vaše telo zvyklo. Po tretie: Vždy si budujte len jeden návyk súčasne, pretože máte obmedzené množstvo pevnej vôle, ktorá sa dokáže veľmi rýchlo vyčerpať.

7. Odmeňte sa za svoj úspech

Nie sme stroje, sme ľudia. Jedinečné bytosti, ktoré sa potrebujú zo života tešiť. Preto si už teraz naplánujte, ako sa odmeníte za to, keď sa vám podarí splniť si nejaký zo svojich cieľov. Pôjdete do kina, kúpite si knihu alebo sa odmeníte víkendovým wellness pobytom? A hlavne – nezabudnite na to.ja

Týchto 7 princípov by vám malo stačiť na to, aby ste zvládli svoj timemanagement. Majte neustále na mysli, že vďaka nemu sa stávate efektívnejší a produktívnejší.

 Kde sa môžete dozvedieť viac o princípoch timemanagementu?

 Držím vám palce v timemanagemente a prajem úspešný Nový rok! :)

 Prečítajte si aj: 

Osobný rozvoj – It´s up to you: Aktuálna ponuka školení (klik!)
Ako si vytvoriť osobný akčný plán na rok 2019? (klik!)
Ako som sa na poslednú chvíľu vyhol syndrómu vyhorenia (klik!)
Ako si vybudovať návyk vstávať skoro ráno krok po kroku (klik!)